Vốn tài liệu là một trong những yếu tố cốt yếu hình thành nên hoạt động của thư viện. Những tài liệu này thường chứa giá trị văn hoá và được xem như tài sản của Quốc gia. Tuy nhiên, trong một thời gian dài được lưu giữ và phục vụ bạn đọc trên các vật liệu khác nhau nên các tài liệu rất dễ bị hư hỏng. Vì vậy, bảo quản vốn tài liệu của thư viện là nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Bảo quản tài liệu thư viện là hoạt động bảo vệ, giữ gìn, phòng ngừa và loại trừ các yếu tố gây hại cho tài liệu do thiên nhiên hoặc con người gây ra. Nếu công tác bảo quản được thực hiện tốt, tài liệu có tuổi thọ, tăng giá trị của tài liệu, đảm bảo tài liệu luôn ở trạng thái tốt, sẵn sàng phục vụ, vòng quay sử dụng tài liệu sẽ tăng cao...

Tại thư viện tỉnh Yên Bái, công tác bảo quản tài liệu luôn được chú trọng, tuy nhiên do điều kiện môi trường, cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa được đầu tư đồng bộ. Hiện nay, công tác bảo quản vốn tài liệu của Thư viện tỉnh bao gồm:

Tài liệu in:

1. Kho mượn: 54.017 tài liệu. Tổng diện tích là 164 m2

2. Kho thiếu nhi: 51.396. Tổng diện tích là 142,6 m2

3. Kho Đọc: 55.746. Tổng diện tích là 140,6 m2

4. Kho báo, tạp chí: 121.291 bản , 167 đầu báo, tạp chí, Tổng diện tích là 75 m2

5. Kho địa chí: 6.526 tài liệu trong đó 300 tài liệu Hán nôm và Thái cổ+ 2000 bản báo. Tổng diện tích là 35 m2.

6. Kho sách lưu động với 3 kho sách, tổng diện tích là 70 m2. 

Tài nguyên số:

Đến hết năm 2023, Thư viện tỉnh đã số hoá 3.585 tài liệu/577.533 trang tài liệu để xây dựng 9 bộ sưu tập số như: BST tài liệu cổ; BST Sắc màu văn hoá các dân tộc; BST Luận án – luận văn; BST Tác phẩm văn học Yên Bái; BST Lịch sử đảng bộ tỉnh Yên Bái; BST Tài liệu tiểu học; BST tài liệu trung học cơ sở; BST Tài liệu trung học phổ thông. Hiện tại thư viện vẫn chưa thiết lập hệ thống bảo quản tài nguyên số hoàn chỉnh, chủ yếu sử dụng thiết bị lưu trữ để thực hiện bảo quản các bộ sưu tập tài nguyên số.

Mỗi quý 1 lần cán bộ thư viện tiến hành khảo sát các điều kiện liên quan đến kho bảo quản gồm: địa điểm kho, quy mô, mặt bằng, diện tích, giá sách, hệ thống điện, nước, hút ẩm, bình cứu hoả và các điều kiện có liên quan. Quản lý hệ thống điện an toàn, đúng quy định. Việc sử dụng điện an toàn, đảm bảo theo quy định. Không xảy ra tình trạng bị cháy chập điện. Kiểm tra thường xuyên hệ thống điện nước, độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ, thông gió. Điều kiện về phòng cháy, chữa cháy và an toàn cho tài nguyên thông tin được đảm bảo. Hiện nay các Kho sách của thư viện được cung cấp 35 bình chữa cháy bột và 10 bình khí, hệ thống nước phục vụ cho công tác chữa cháy đảm bảo theo đúng quy định. Cán bộ tiến hành kiểm tra và thực hiện hút ẩm hàng ngày, đảm bảo kho luôn khô nhằm hạn chế việc phát sinh nấm mốc, việc chống nấm mốc cho tài nguyên thông tin của kho được tiến hành hàng tháng, nên đảm bảo kho không bị nấm mốc. Cán bộ đã thường xuyên thực hiện việc phòng chống côn trùng, chống mối, chống chuột và các động vật khác gây nguy hại cho tài liệu tại các kho sách của thư viện, thực hiện các biện pháp vệ sinh kho tài liệu, giá sách theo quy định, tu bổ sách bị hư hỏng nhưng vẫn còn sử dụng được, dán nhãn cho sách mất nhãn, mờ nhãn...

Để công tác bảo quản, lưu giữ vốn tài liệu in và tài liệu số ở thư viện được tốt nhất, xin đưa ra một số các giải pháp trong công tác này như sau:

- Đổi mới, nâng cao nhận thức của cán bộ thư viện và người đọc về tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu

Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến kịp thời các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về công tác bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu đến người đọc và cán bộ thư viện, đồng thời nâng cao ý thức giữ gìn và bảo quản vốn tài liệu.    

- Tăng cường cải tạo cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác bảo quản tài liệu

Cải tạo cơ sở vật chất, đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu tại thư viện. Bên cạnh đó, để kiểm soát điều kiện môi trường, không khí trong kho cũng cần đầu tư mua sắm, thay thế một số trang thiết bị như hệ thống máy thông gió, máy điều hoà nhiệt độ, máy hút ẩm, dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm... 

- Tăng cường công tác bảo quản tài liệu số tại thư viện

Để tránh nguy cơ gây mất an toàn dữ liệu hoặc các sự cố về an ninh mạng, cần thực hiện nghiêm túc, tuân thủ chặt chẽ các quy định và quy trình sao lưu dữ liệu theo định kỳ; thường xuyên cập nhật nhiều giải pháp lưu trữ mới; có kế hoạch nâng cấp hệ thống máy chủ, tăng dung lượng ổ cứng đảm bảo việc lưu trữ dữ liệu ngày càng tăng…

Có thể nói, những năm qua, Thư viện tỉnh Yên Bái luôn quan tâm chú trọng nâng cao công tác bảo quản vốn tài liệu nhưng do nhiều hạn chế về cơ sở vật chất; phương tiện, trang thiết bị; kinh phí…là những nguyên nhân làm gia tăng tình trạng xuống cấp của vốn tài liệu thư viện trong thời gian tới. Do đó, cần quan tâm, chú trọng hơn đến công tác bảo quản tài liệu, cũng như tăng cường thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản, góp phần kéo dài tuổi thọ cho các tài liệu, gìn giữ được kho di sản văn hoá của dân tộc, làm tốt công tác bảo quản vốn tài liệu sẽ còn là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động của một thư viện./.

                                                            Trần Thuỷ   

                                                  Phòng Công tác bạn đọc